Por qué cuesta tanto cerrar una fecha
Cada persona responde sobre su propia agenda, pero la decisión depende de la de todos. Nadie ve el conjunto, así que mensajes como «yo puedo el viernes, o el sábado por la tarde, según…» obligan a quien organiza a ir apuntando disponibilidades a mano. Cuantos más sois, más se multiplica.
Proponed fechas concretas, no «cuando podáis»
Preguntar «¿cuándo os va bien?» abre un abanico infinito. Es mucho mejor llegar con dos o tres opciones cerradas (viernes por la noche, sábado a mediodía, domingo por la tarde) y que cada persona elija entre ellas.
Votad donde se vea el resultado
Una votación solo ayuda si todos ven cuántos votos tiene cada opción y quién falta por votar. En un chat los votos se pierden entre mensajes; en una encuesta, o en una herramienta pensada para planes, el resultado está siempre a la vista.
Poned una hora límite
Quien no vote antes de la hora límite acepta lo que salga. Es la regla que más tiempo ahorra: elimina el «espera, que miro mi agenda» eterno y deja claro que el plan sigue adelante con quien responda.
Decidid por mayoría, no por unanimidad
Con más de cuatro o cinco personas casi nunca hay un día perfecto para todos. Acordad de antemano que gana la opción con más votos y que quien no pueda se lo pierde esa vez; si no, el grupo se queda esperando al más ocupado.
Una vez fijada, que quede en un solo sitio
Cuando haya ganador, que el plan (día, hora y sitio) quede fijado donde todos lo vean, no enterrado en un mensaje de hace dos días. Y mandad un recordatorio la víspera: muchos plantones son simples olvidos.
Kiemas
Cómo encaja Kiemas
En Kiemas un plan puede tener fecha fija o votación si no os ponéis de acuerdo: se proponen varios días, cada persona vota y se ve de un vistazo quién falta y qué día gana. Una vez decidido, el plan se queda fijado en el calendario del grupo. Es gratis para empezar y está disponible para iPhone; la versión de Android llegará pronto a Google Play.
